La mayoría de los autónomos factura desde una hoja de cálculo, y durante un tiempo funciona. Luego un cliente pide una copia de la factura 14, y hay dos. O un contable pregunta por qué los números saltan del 21 al 23. La hoja de cálculo no hizo nada mal — simplemente nunca supo que llevaba un registro.
La numeración no es decoración
Un número de factura tiene una sola función: ser único y seguir al anterior. Un hueco plantea la pregunta «qué fue del 22», y un duplicado plantea otra peor. Ninguno es una catástrofe por sí solo; ambos le cuestan una tarde de explicaciones en el momento en que menos ganas tiene de darlas.
Presupuestos y facturas se cuentan por separado, porque son documentos distintos con vidas distintas. Un presupuesto que nunca se acepta no deja ningún hueco en sus facturas.
Una factura equivocada no se borra
Aquí es donde una hoja de cálculo le desvía en silencio: corregir el error editando el archivo. En Suiza, el Código de obligaciones (art. 958f) exige que un documento emitido siga siendo legible tal como se emitió. La corrección es un abono — un segundo documento que anula el primero, en todo o en parte, y deja ambos visibles.
Fuera de Suiza cambia la redacción, rara vez el principio: un asiento contable que se puede reescribir en silencio no es un asiento.
La QR-factura suiza
Desde octubre de 2022 los antiguos boletines de pago naranjas y rojos ya no se aceptan; la QR-factura los sustituyó. En la práctica es un bloque en la última página de su factura, con su IBAN, el importe y una referencia. Su cliente lo escanea con su aplicación bancaria y todo se rellena.
Lo que gana con ello no es elegancia. Es que el pago llega con su referencia, de modo que sabe qué factura salda — y que nadie teclea un IBAN a mano.
Y si no está en Suiza
La QR-factura es la única parte propiamente suiza. El resto — sus datos de emisor, la numeración secuencial, las correcciones por abono, el IVA cuando procede — es disciplina contable corriente en cualquier sitio. Una herramienta de facturación que solo funciona en un país no es una herramienta, es un formulario.
Eso es lo que hace el módulo de facturación — un add-on de 9 CHF al mes que merece la pena activar el día en que todavía factura desde una hoja de cálculo. Si ya tiene un programa de contabilidad con el que está a gusto, consérvelo.
